Hygiena

E-mail je s námi už půl století a jeho výhoda jako u každých konzervativních věcí je stabilita. Na rozdíl od instant messagingu, který umožňuje přidávat ke zprávám reakce (a učinit tak komunikaci nelineární → velmi přehlednou) a který je většinou hostován u poskytovatele (čímž se trochu vzdalujeme původní myšlence, jež tepe pod základy Internetu), je e-mail decentralizovaný. Jedna věc jsou otevřené standardy, jak má e-mail vypadat, a druhá do různé míry pokulhávající implementace, kdy si nedokonalé systémy právě teď vyměňují digitální cvrkot, snažíce se domluvit, aby vám doručily do schránky přes půl světa spam.

Světem e-mailů zatřásl kolem roku 2007 Gmail se svým heslem: Netřiďte, vyhledávejte! protože nabídl velký úložný prostor. Tím se měl zrušit desetivteřinový úkon “zařadit e-mail do správné složky”, jímž se mnozí uživatelé odsoudili do otroctví. Kromě toho propagoval také členění podle vláken, což nás, obyvatele Outlook Expressu 6 nejprve zaskočilo… a pak jsme přilnuli.

Jisto je dnes už jediné. Pokud budete číst všechny e-maily, zblázníte se. K práci s e-maily stejně jako s ostatními digitálními úkoly každý musí zaujmout své stanovisko. Někdo si nechá posílat všechny e-maily a pak je nečte (hláse, tyjo, čumte, mám deset tisíc nepřečtených mailů), jiný se drží metody Inbox zero, další proti ní varují – jako třeba chlápek, který ji vymyslel (načež litoval, že raději netrávil čas se svým dítětem).
Jiní jdou proti rituálům, které mnozí z nás máme, a řeknou vám: nečíst zprávy (ani vaše ani ze světa) hned ráno! Nejdřív udělat nějakou důležitou věc, od které by vás lavina zpráv odtrhla. A nebýt připojeni na sítě furt, ale jen párkrát denně. Pokud e-mail otevřete, už ho vyřešte.

→ Je to na minutu? → udělat.
→ Je to delší? → budu potřebovat více informací a zformuluju které do minuty? → udělat.
→ Závisí zpráva na konkrétním okamžiku v budoucnosti? → odložit na čas.
→ Je to newsletter, který nepřináší potěšení, ani když ho čtete? → odhlašte.
→ Je to newsletter, který si chcete přečíst později? → přesuňte ho do koše (a pokud po něm v dalších 30 dnech zatoužíte, ještě tam bude; pokud nezatoužíte, bude čisto).
→ Je to newsletter, který nechcete číst nikdy? → vytiskněte jej a zalaminujte nad postel.

Gmail

Z hesla “Netřiďte, vyhledávejte” čouhá několik háčků. Jednak se došlo ke zjištění, že pokud se chystáte používat e-mail déle než několik málo let (chystáte :( ), místa není neomezeně, takže doprostřed hesla doplníme slovo: “mažte”. A jednak, přestože Gmail považuju ve vyhledávání e-mailů za lepší než konkurenci, se mi nezdá, že by překročil svůj dávný stín.

Vyhledává stejně dobře – stejně nedokonale jako před deseti lety. Neumožňuje například wildcard: hrdličk* nenajde slovo hrdlička. Což dost omezuje fulltextové prohledávání, zvláště v jazycích jako je čeština, kde musíme hádat, v kterém pádu je hledané slovo, a často tak vlastně hadohledáme.

… vyhledává

Báječná práce je s operátory ve vyhledávacím poli: has:attachment, aby měl e-mail přílohu, label:unread se štítkem nepřečteno (nebo nějakým vaším vlastním), before:2022/1/20 pro konverzace, kde aspoň jedna zpráva pochází z doby před 20. lednem (a zde žel musíte psát datum v tohle divném formátu rok lomítko jednociferný měsíc lomítko den, který si neumím zapamatovat… a když vynechám dny, chování se chová chaoticky, namísto toho, aby mi hledalo daný měsíc).

Za from: můžete dát celou doménu a smazat tak tunu reklamního balastu naráz. Operátor is:starred vám vypíše pouze označené hvězdičkou, případně has:yellow-star specifikuje, jaká hvězdička to může být.

Před lety jsem si vybral takovéhle pořadí hvězdiček, které používám při třídění. Dejte hvězdičkám vlastní smysl v Settings / General / Stars. Nemusíte e-mail označit jako falešně nepřečtený, jenom protože na něj ještě chcete odpovědět.

Zkratky, štítky a Follow up

Zmáčkněte otazník. Otevře se vám přes celou obrazovku splash screen se seznamem zkratek? Ne? Běžte hned vpravo nahoře do ozubeného kolečka a zkratky si zapněte. Procházení mezi e-maily (šipkama, Enterem, v konverzaci pak p/n), označování zpráv jako nepřečtené Shift+U, přecházení do inboxu g – i a do zaslaných g – t, označování štítkem l, archivování e či mazání # jsou tak časté akce, že se vám, věřte mi, nevyplatí je klikat myší.

Mezi štítky tvoří výsadní postavení Follow up. Čekáte na e-mail odpověď? Nemusí vám strašit v Inboxu. Označivše si jej štítkem, archivujte. Jednou za čas takové zprávy projděte label:follow-up a hned zjistíte, kdo všechno vás nechal vyhnít. Nebo čekáte odpověď do konkrétního data? Před několika lety měl Google projekt Inbox, který představoval alternativní pohled na vaše zprávy. Než ho zrušil, přenesl z něj užitečnou funkci do Gmailu: snooze. Nastavíte, kdy se vám e-mail má znovu objevit ve schránce. Zkuste si to jednou a pak se se mnou divte, že tahle drobnost není standardem i u ostatních e-mailových klientů.

Zatímco tradiční mail či soubor je právě v jedné složce, štítky umožňují asociovat zprávu s několika koncepty. Například štítku ‘vtipné’ jsem ještě nelitoval.

Subadressing

Dost možná máte neomezené množství jedinečných e-mailových adres. Stačí mezi vaše uživatelské jméno a zavináč, který odděluje serverovou část, vložit znak plus (někde je to spojovník či rovnítko) a libovolný text. Přišel vám takový e-mail do schránky? Poděkujte svému poskytovateli, udělil vám možnost používat pro každého odesilatele jinou adresu. To se může hodit k další analýze a filtrování zpráv, případně poznáte, který pisatel prodal vaši adresu některým naivním spammerům. Jinými slovy, example@gmail.com a example+libovolny_text@gmail.com padají do stejné schránky. Tuzemský Seznam tuto vychytávku žel zatím nepodporuje.

Thunderbird

Pokud si radši spravujete e-maily lokálně, na Linuxu je e-mailová jednička Thunderbird. Za posledních pár let udělali jeho vývojáři ohromné množství práce a program má všechno, co od e-mailového klienta chcete… i když chceme víc. Proti Gmailu tam naleznete třeba skvělou podporu PGP a S/MIME, pro případ, že by vám kromě toho, aby e-maily chodily, kam mají, záleželo také na tom, aby nechodily, kam nemají. Nebo proti Gmailu lépe vyhledává – v něčem. Hvězdičku coby wildcard totiž zvládá ve vyhledávání perfektně na rozdíl od gigantu ze země, která jich má na vlajce padesát. Místo štítků zde máme žel obyčejné složky, místo štítkovacích hvězdiček zde máme tagy.

Libovolný znak či text a barva – tagy místo hvězdiček v Thunderbirdu

Nedávno se ekosystém rozšíření Thunderbirdu otřásl v základech, protože vývojáři přešli ze staršího systému doplňků na WebExtensions. Což byl krok správným směrem, neboť je to týž směr, kudy se dal i Firefox a Chrome (takže umíte-li vyvinout doplněk v jednom, umíte ho ve všech třech, liší se pouze API, jež používáte). A přestože WebExtensions jsou opravdu mnohem přehlednější, než starý low-level žabinec XUL či Add-on SDK, byl to krok velmi bolestivý, protože řada doplňků se propadla do minulosti.

Uvedu dva doplňky, které se už odpropadly a přinášejí úlevu v žáru denní agendy: První cb_thunderlink zkopíruje permalink na konkrétní e-mail (který si vložíte někam do poznámky a pak se snadným proklikem k e-mailu vrátíte, aniž po něm musíte brejlit ve vyhledávání). S druhým tbkeys si nastavíte… zkratky. Co byste ode mě také čekali jiného? Do preferencí doplňku hoďte tento blob textu a podobným způsobem ovládejte Gmail i Thunderbird.

{
"j": "cmd:cmd_nextMsg",
"k": "cmd:cmd_previousMsg",
"o": "cmd:cmd_openConversation",
"f": "cmd:cmd_forward",
"#": "cmd:cmd_delete",
"r": "cmd:cmd_replyall",
"x": "cmd:cmd_archive",
"c": "func:MsgNewMessage",
"u": "tbkeys:closeMessageAndRefresh",
"e": "window.goDoCommand('cmd_selectThread');window.goDoCommand('cmd_archive');",
"shift+u": "cmd:cmd_markAsUnread",
"shift+i": "cmd:cmd_markAsRead",
"alt+s": "window.SelectFolder('SLOZKA ODESLANE')",
"alt+i": "window.SelectFolder('SLOZKA INBOX')",
"alt+r": "window.SelectFolder('SLOZKA S ARCHIVEM')"
}

Jestli jste to ještě neudělali, zapněte si vlákna pomocí View / Sort By / Threaded. A hlavně omezte sloupce. Výborný nápad je zbavit se sloupců From i To a místo nich vložit mnohem méně ukecaný sloupec Correnspondents. Podobným způsobem zobrazuje zprávy i Gmail – nepotřebujete nalevo napravo vidět dokola svou e-mailovou adresu! Vidíte prostě, od koho e-mail je, a je-li náhodou od vás, vidíte, pro koho je a místo sebe intuitivní šipku.

Nechte si úplné minimum sloupců, které potřebujete. Rychlá orientace je lepší než termitiště informací. Vybral jsem si: Attachments, Tag, Correspondents, Subject a Date. Co osekat rozhraní ještě víc? Já skryl levý panel složek, protože nejčastěji používám stejně jenom Inbox, Sent, Archiv (po letech) a koš.

Seznam.cz

Česká jednička dopřává sice neomezený prostor, ale jen 60 tisíc zpráv. Což není zase tolik, můžete počítat třeba deset tisíc zpráv na gigabajt. (Malá textová zpráva zabere třeba 5 kB, pokud obsahuje i logo, tak 30 kB, jak do ní pisatel přidá fotku, má 10 mega plus.)

Oproti Google však dovoluje brilantní věc – zdarma nasměrovat na mailovou schránku vlastní doménu. K doméně za nějakých 180 Kč ročně nepotřebujete tedy platit ještě hosterovi, pouze v DNS nastavíte mailservery Seznamu (on vás provede) a přijímáte e-maily na adrese obchodnik-roku@nejakavasedomena.cz. Google také pěkně zpíval, když před lety ještě měl v etickém kodexu heslo “Don’t be evil” a lapal uživatele s vlastními doménami: Nasměrujte si je na naše servery a používejte Gmail na vlastní doméně. Před deseti lety však tato pohůdka pro nové uživatele skončila a letos zkraje roku ohlásil, že i stávající uživatelé musí přejít na placenou variantu či odejít. Zřejmě ale kromě firem vychytávku používalo i mnoho obyčejných lidí a rodin a Google, zaskočen reakcí, prodloužil dobu výpovědi o jeden měsíc (aktuálně do června) s tím, že plánuje pomoci uživatelům migrovat na free účty bez vlastní domény, což je vlastně docela slušné.

Pokud je mezi čtenáři někdo s G Suite legacy a odchází od Google, nemůžu mu než vřele doporučit Seznam.cz. Ale v jejich webovém rozhraní asi zapojte zpátky myš.

Autor: Edvard Rejthar